Objetivo  | Resultado esperado | Definición | Identificación | Propósito y objetivos | Alternativas de solución | Selección de estrategias | Monitoreo y evaluación | Plan monitoreo y evaluación | Ejercicios | Referencias

1. El proceso de planificación

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Objetivo del curso:  Comprender el proceso de planificación

Resultado esperado: Aumento en las habilidades de planificación

Definición:

La planificación puede verse como una aproximación a la solución de un problema. Significa un modo sistemático de acercarse a los problemas y formular soluciones a corto y largo plazo. También se puede ver como un proceso de toma de decisiones que ayuda a guiar las decisiones relativas a la satisfacción de necesidades en el futuro.

Las ventajas de usar esta secuencia de pasos para la toma de decisiones incluyen:

Claridad: Sirve como herramienta de comunicación para informar a la comunidad, villa o pueblo acerca de actividades futuras.

Control: Minimiza la incertidumbre puesto que el planificador puede sopesar con cuidado los distintos cursos de acción.

Gestión: Un método útil de asignar recursos limitados. 

Evaluación: promueve determinaciones periódicas de avance en el logro de los objetivos previstos.

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Identificación del problema

En esta etapa, el planificador y la comunidad recolectan información para determinar problemas y necesidades. Puede usarse una variedad de técnicas:

• Encuestas usar todo el censo de un área dada o encuestas por muestreo que enfoquen en los problemas y preocupaciones.

• Realizar reuniones de la comunidad, villa o pueblo Identificar problemas y temas clave.

• Entrevistas con otros involucrados tales como otras agencias del gobierno, organismos no gubernamentales y grupos de la comunidad.

• Usar datos secundarios del censo o encuestas previas para identificar problemas y necesidades

El planificador y el equipo ven que existen muchos problemas. El planificador puede trabajar con el equipo para seleccionar problemas que requieren atención. El planificador necesita hacer una serie de preguntas para aclarar los problemas:

• ¿Cuál es el problema principal?

• ¿Por qué es un problema?

• ¿Hay recursos disponibles para eliminar el problema?

• ¿Hay otra agencia u organización tratando de resolver el problema?

• ¿Qué tan severo es el problema?

Es importante tener en cuenta que los problemas no siempre son lo que parecen a primera vista. La investigación cuidadosa además del consenso  de los miembros de la comunidad son necesarias antes de pasar a la siguiente etapa.

Recuerde: La formulación del problema dirige la atención a las soluciones 

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Propósito y objetivos

Una vez que se han identificado los problemas y hay consenso sobre ellos, el planificador elabora propósitos y objetivos para aliviar el problema o satisfacer las  necesidades. Los propósitos usualmente se acompañan de objetivos específicos detallados. 

Definición: Los propósitos son enunciados generales de los logros deseados. 

En general, los objetivos se pueden definir como resultados o productos específicos, medibles que se obtendrán en un periodo dado de tiempo. Desarrollar objetivos claros proporciona guías para medir el progreso y los logros. Los objetivos se formulan mejor si son  S.M.A.R.T.

• ESpecífico indica la población objetivo de un servicio dado.

• Medible Indica a cuántos  está dirigido.

• Area Indica el área geográfica de la población o comunidad objetivo. 

• Realista Toma en cuenta los recursos existentes e involucra a la población o comunidad objetivo.

• Tiempo indica el periodo de tiempo en el que se obtendrá logros. 

Ejemplos de propósitos y objetivos:

• Propósito: Mejorar la calidad de la vivienda en el distrito Nkoranza

• Objetivo: Construir casas para 30 ciudadanos en el distrito Nkoranza para Enero del 2005

• Específico: construir casas nuevas para los ciudadanos

• Medible: 30 ciudadanos

• Área: distrito Nkoranza

• Realista Se hicieron encuestas de hogares y reuniones con la comunidad. Se estableció que hay interés de los residentes y se obtuvo fondos del gobierno y de una institución no gubernamental como Habitat for Humanity.

•Tiempo logro previsto en un número establecido de años.

Hay varias maneras de conseguir los propósitos y objetivos.

En esta etapa, el planificador trabaja con el equipo y los líderes de la comunidad, viene con una lista de estrategias alternativas para conseguir los propósitos y objetivos. Hay tres maneras de obtener información para esta actividad:

• Investigar de qué manera otras agencias o comunidades han conseguido objetivos similares.

• Hacer que el equipo y otros generen ideas basados en su experiencia personal.

• Usar el conocimiento obtenido de las demostraciones o proyectos piloto que ofrecen posibilidades de conseguir los propósitos y objetivos previstos. 

Una vez que se han identificado las estrategias alternativas, evaluar cada una para determinar cuál es la más apropiada para conseguir los propósitos y objetivos. Hay varias maneras de evaluar las estrategias alternativas. 

• Consideraciones financieras ¿cuál será el costo de implementar?

• Recursos disponibles ¿están disponibles las personas, dinero y tiempo para implementar?

• Población objetivo ¿aceptará la estrategia ?

• Costo social ¿cuáles son las consecuencias negativas de la estrategia para la población objetivo?

• Objetivos propuestos ¿se conseguirán los objetivos propuestos?

Una vez seleccionada una estrategia o conjunto de estrategias, se elabora el plan detallado de su implementación.

La elaboración del plan requiere cuatro tipos de actividades:

• Programación: Identificar las actividades o tareas que necesitan ser completadas para alcanzar los objetivos deseados. En muchos casos, se requiere ciertas tareas o actividades principales para conseguir cada objetivo. Entonces es conveniente poner las actividades en el orden en el que deben ser completadas.

• Asignación de recursos: Determinar y asignar los recursos necesarios para implementar las actividades. Normalmente los recursos se dividen en tres categorías generales -humanos, físicos (materiales, infraestructura y equipos) y financieros. En planificación, se identifica tanto los recursos internos como externos. Mientras que es importante identificar recursos al interior de la organización para llevar a cabo las actividades especificadas, otras agencias del sector público y privado también pueden jugar rol importante en implementar el plan. Los miembros de la comunidad también pueden contribuir a la planificación e implementación de actividades. 

• Calendarización: Establecer el tiempo requerido para completar cada actividad. Esto implica una determinación de cuánto tiempo se necesita para terminar una tarea. 

• Establecer responsabilidades: Determinar las agencias, instituciones o individuos responsables de la realización de las actividades. Puede usarse herramientas simples para indicar las tareas y el tiempo planeado de finalización, tales como el diagrama de Gantt que indica las tareas en vertical (eje Y) y el tiempo en horizontal (eje X) .

Puede ver más información de diagramas de Gantt y Pert:

• Diagramas de Gantt Aporte de: María Alejandra Hinojosa - admin-feporcina@cantv.net

• Diagrama de PERT

• Diagrama de Gantt y PERT. Página de España, sobre técnicas de programación

El monitoreo y la evaluación en la toma de las siguientes decisiones:

• Continuar o descontinuar un programa o un componente de un plan

• Mejorar los programas / planes existentes

• Agregar o eliminar un componente o todo un programa

• Instituir un programa similar en otra ubicación

• Reasignar recursos entre programas o componentes

Existen dos tipos de evaluación

De proceso: Ayuda a que el gerente del programa y tomadores de decisión reorienten las actividades del programa para obtener los propósitos deseados. La evaluación de proceso se dirige al uso eficiente de los recursos tales como personal y equipo. Enfatiza la reducción de pérdidas y hacer más productivo el uso de los escasos recursos. En primera instancia se dirige a encontrar mejores modos de implementar el plan.

De impacto: Mide si el plan tiene o no impacto en la población objetivo o en el medio. Enfatiza la efectividad del programa, esto es, si el plan está logrando o no los objetivos.

Algunas personas se refieren al monitoreo del programa como una forma de evaluación. El monitoreo simplemente rastrea el progreso de la implementación y operación del programa.

Usualmente conlleva el desarrollo de un sistema de información que se actualiza periódicamente para encontrar los requerimientos de reporte de ciertas actividades tales como el gasto de los fondos, el número de participantes, la asignación de personal a tareas dadas. La evaluación, se refiere más a las decisiones específicas que se refieren al éxito del programa.  Las evaluaciones de programa son exitosas si se cumplen las siguientes condiciones:

1. Los objetivos del programa están bien definidos en términos de medidas específicas de desempeño.

2. Los usos de la evaluación están bien definidos.

3. Existe plan de monitoreo y evaluación.

El plan incluye una estrategia de evaluación para determinar si se está logrando los propósitos y objetivos. El plan debe incluir un horizonte de tiempo y presupuesto para el monitoreo y la evaluación.

1. Definir plazos: Desarrollar una agenda para el plan de monitoreo y evaluación. Determinar con qué frecuencia es necesario monitorear y evaluar el progreso en el logro de cada objetivo. Por ejemplo, ¿debe ser trimestral, al final de cada año o cada tres años?

2. Indicadores: Desarrollar indicadores para medir el progreso en el logro de cada objetivo S.M.A.R.T.. Si uno de los objetivos es construir 30 casas para residentes, un indicador de avance podría ser el número de casas construidas.

3. Fuentes de datos: Indicar el tipo de datos necesarios para medir los indicadores. ¿Cómo se obtendrá la información?.  Son estadísticas del servicio, datos del censo, encuestas por muestreo y / o reuniones grupales de la comunidad. 

4. Análisis: Una vez que se tiene los datos, identificar cómo se va a analizar y producir los reportes.

5. Difusión: Identificar maneras de presentar los hallazgos a diferentes audiencias en la comunidad, oficina local y / o regional. ¿Qué medio se va a utilizar para reportar los hallazgos. ¿Serán presentaciones orales en reuniones? ¿Reportes escritos? Además determine quién recibirá los reportes.

6. Asigne responsabilidades: Identifique y capacite, si es necesario, a las personas que implementarán la estrategia de monitoreo y evaluación.

El proceso de planificación es un ciclo continuo. Los resultados de los esfuerzos de monitoreo y evaluación pueden proveer información para revisar planes y programas.

Ejercicio:

Referencias

Ralph Brody, Problem Solving: Concepts and Methods for Community Organizations (New York: Human Sciences Press, 1982.)

John P. Lewis, ed., Strengthening the Poor: What Have We Learned? (New Brunswick, Transaction Books, 1988).

Peter Oakley, Projects with People: The Practice of Participation in Rural Development (Geneva: International Labour Office, 1991.)

Samuel Paul, Strategic Management of Development Programmes: Guidelines for Action (Geneva: International Labour Office, 1983.)

Dennis A. Rondinelli, ed., Planning Development Projects (Stroudsburg, PA: Dowden, Hutchinson and Ross, 1977.)

Peter H. Rossi and Howard E. Freeman, Evaluation: A Systematic Approach (Newbury Park, CA: Sage, 1989.)

Edward A. Suchman, Evaluation Research (New York: Russell Sage Foundation, 1967.)