Expresarse con brevedad y sencillez (KISS: Keep It Short and Simple)

Forma de presentar los resultados de la investigación

ante los medios de comunicación

El boletín de prensa/comunicado de prensa

Propósito.  Un boletín de prensa es una noticia breve lista para imprimirse o emitirse sin cambio alguno, o que puede volver a ser escrita por un periodista, o usada como punto de partida para obtener más información al redactar un artículo o preparar un programa.  Una entidad investigadora generalmente distribuye dichos boletines a los medios de comunicación cuando tiene lugar algo que merece su atención (“la noticia”).

 

Dicho evento puede ser algo externo relacionado con el tema en que se especializa la entidad.  Por ejemplo, cuando en 1996 apareció una ballena muerta en a la playa de Waikiki, el Departamento de Biología Marina de la Universidad de Hawai pudo haber expedido un boletín de prensa con información sobre las rutas de migración de las ballenas, su tasa de mortalidad y la causa probable de la muerte.  Ello hubiera constituido una buena oportunidad para que el Departamento saliera en las noticias.  Asimismo, un instituto de investigación puede distribuir un boletín de prensa por algo que tenga lugar en su interior, como la publicación de nuevos hallazgos, una señalada reunión científica, o la declaración de alguien importante.

Contenido. La redacción del boletín de prensa es como la de un artículo breve de periódico o una noticia de radio.  Debe:

  •     Anunciar algo que el público esté interesado en saber, ya sea sobre la gente, o algo que afecte a la gente de alguna forma, algo nuevo o sorprendente, polémico, o algo que haya dicho una persona muy conocida.

 

•     Comience con un título corto expresado en forma activa, que revele el fondo del artículo.

 

•     Siga con un breve primer párrafo que presente la noticia e indique su interés.  Este formato se denomina “pirámide invertida”, porque la información más importante aparece en primer lugar, seguida de lo que tiene menor relieve.

 

•     También se puede utilizar el primer párrafo como “gancho” para atraer la atención de los lectores –mostrándoles un problema, poniendo de relieve a una persona, etc.—y luego presentar la noticia y la importancia de la misma en el segundo párrafo.

 

•     Incluya todos los hechos importantes (quién, qué, cuándo, dónde y cómo).

 

•     Verifique los hechos, nombres, títulos académicos y fechas, para asegurarse de que la información sea correcta; e indique el significado de todas las siglas.

 

•     Sea claro y conciso (la regla de KISS).  Un boletín de prensa no debe exceder una o dos páginas a doble espacio (un máximo de 500 palabras).

 

•     Refiérase sólo a los hechos, sin dar opiniones.

 

•     No use demasiadas cifras.  Muchos periodistas eligieron su profesión porque odian las matemáticas.

 

•     Hágalo más interesante añadiendo una cita directa de una persona de prestigio o muy conocida.

 

•     Indique la persona que se pueda contactar para una entrevista, y dé toda la información al respecto (de la casa y la oficina).

 

•     Concluya con una descripción estándar y breve de su programa.

Notificación a los medios de difusión

Propósito.  Dicha notificación es un breve anuncio para alertar a los periodistas de radio, televisión y prensa cuándo usted, o algún miembro de su personal, están listos para dar su opinión sobre un tema que sea noticia en ese momento.  Con frecuencia se usa para invitar a periodistas a un acto, como una conferencia de prensa, una reunión científica, o una charla especial.

Contenido.  En general tiene el mismo formato que el boletín de prensa:

 

•     Comience con un breve primer párrafo como “gancho” para atraer a los lectores (presentando un problema, poniendo de relieve a una persona, etc.).   El segundo párrafo puede referirse a la noticia y su importancia; puede ser una breve descripción biográfica de la persona que está disponible para ser entrevistada, y su área de conocimiento, o una descripción del tema que se abordará en un evento.

 

•          Dé toda la información (casa y oficina) sobre la forma de contactar a la persona que vaya a ser entrevistada o al oficial de enlace con los medios de comunicación de su organización.  Si hay algún evento, dé la fecha, lugar y hora exacta.

 

•     De nuevo, redáctelo de forma breve y sencilla: una o dos páginas a doble espacio (500 palabras como máximo).

 

•     Añada información general útil, como datos biográficos de la persona a ser entrevistada, una publicación pertinente, o el temario de la reunión.

 

•          Tenga listo el texto de la charla, o un resumen de los puntos que se mencionarán en la conferencia de prensa, para su distribución entre los periodistas que asistan el evento.

Formato de un boletín/comunicado de prensa o notificación

Para preparar el boletín de prensa o notificación en su formato normal (ver el ejemplo adjunto):

 

•     Use papel blanco normal de carta, o papel tamaño A4 (21 x 30 cm).

 

•     Escriba sólo en una cara del papel.

 

•     Identifique el remitente (la organización) en el encabezado de la página.  Ponga el nombre, dirección postal, dirección de correo electrónico, y números de teléfono y fax de la persona que se puede contactar para obtener más información, dentro y fuera de horas de oficina.  Si la persona que emite el comunicado es diferente de la que se cita en el texto, proporcione información para contactar a ambas.

 

•     Especifique la fecha de difusión en la parte superior de la página (por ejemplo “NO DIFUNDIR HASTA EL 14 DE JUNIO DE 2000”, o si debe diseminarse enseguida, ponga “DIFUSIÓN INMEDIATA”).

 

•     Escriba a doble espacio.  Use márgenes amplios.  No separe las palabras con guión al final de los renglones; y no arrastre un párrafo de una página a la siguiente.

 

•     Comience el primer párrafo con la fecha (ejemplo: “SAN JOSÉ, COSTA RICA, 10 DE JUNIO DE 2000”).  La fecha se refiere al día en que tiene lugar la noticia, no la fecha de expedición del comunicado de prensa.

 

·          Si el comunicado necesita más de una página, escriba “—continúa—“  al pie de cada página, excepto en la última.  Indique el final poniendo “—30—“, o “###”, o “fin”.

 

•     Si su comunicado de prensa tiene varias páginas, ponga en el encabezado de la segunda página el nombre de su organización, “Comunicado de Prensa”, la fecha de difusión, y el número de página.   Engrape las páginas en la esquina superior izquierda.

 

•     Si dobla el comunicado para meterlo en un sobre de cartas, hágalo de forma que la parte superior de la primera página sea lo primero que se vea al abrir el sobre.

Observaciones especiales en el caso de la radio.  Si envía un comunicado de prensa a una emisora de radio, acuérdese de modificar el texto para que sea apropiado de forma hablada, en vez redactarlo para ser leído.

 

•     Use un lenguaje verbal, más informal.

 

•     No utilice abreviaturas.

 

•     Compruebe que no haya trabalenguas.  Lea el texto en alta voz para probarlo.

 

•          Si los nombres o términos técnicos son difíciles de pronunciar, dé la pronunciación fonética.

Observaciones especiales respecto a la televisión.  Al igual que con la radio, los comunicados de prensa para la televisión deben modificarse para ser hablados.  Asimismo, la televisión le permite el enviar un “comunicado en vídeo”, que debe incluir lo siguiente:

 

•     Una versión muy concisa de la noticia narrada en uno de los dos canales de sonido, con la música de fondo en el otro.  Debe incluir también una copia impresa del guión en caso que la emisora quiera usar la voz de alguno de sus corresponsales.

 

•     Un rollo de película aparte (B), con una gran variedad de las mismas tomas, para que la emisora lo edite de la forma que quiera.  Dicha película debe ir acompañada de la lista de tomas y el tiempo de duración de cada una de ellas.  La película B también debe incluir entrevistas con las personas principales y “tomas de contexto” (de los alrededores).

 

•     El comunicado en vídeo debe prepararlo un profesional y ser distribuido en un formato vídeo de calidad profesional.

 

•          Si no tiene las instalaciones para producir el vídeo por su cuenta, quizás pueda conseguir que un equipo de noticias vaya a su instituto para cubrir el evento o hacer una entrevista.

Más sugerencias sobre el material visual

Si tiene fotografías, mapas, ilustraciones o diagramas, inclúyalos, aunque no sean totalmente apropiados para el medio de difusión, porque pueden ser de utilidad a los artistas que trabajan en los periódicos, revistas y emisoras de televisión.  Aunque resulte extraño, los periodistas radiofónicos frecuentemente agradecen recibir material visual, porque les ayuda a entender mejor la noticia, y a veces describen un material visual importante durante la difusión.  Muchas veces lo que lleva a un periódico, revista o emisora de televisión a presentar una noticia, es simplemente que disponen de buenas fotos o material gráfico.

 

•     Las fotos de personas realizando alguna actividad tienen mayor efecto que las fotos de objetos (como un nuevo edificio), o fotos de gente haciendo cola (participantes de una conferencia).  Limite el número de personas en la foto a una, dos o tres.  Averigüe quienes son cuando tome la foto; es increíblemente difícil conseguir nombres uno o dos días después.

 

•     Ponga al pie de cada foto una descripción completa y correcta (compruebe los nombres de las personas de izquierda a derecha).  Dicha nota irá en un trozo de papel pegado al borde inferior de la foto (con una cinta adhesiva detrás de la misma), para que pueda leerse al mismo tiempo que se mira la foto.  No pegue la información en el reverso de la foto.

 

•     No escriba en el reverso de la foto porque a veces se nota en la parte de delante.  Si es necesario, escriba sin apretar y con un lápiz de cera o de mina suave, y sólo en los bordes.

 

•     Envíe a los periódicos y revistas fotos de 5 x 7 u 8 x 10 pulgadas (aproximadamente 13 x 18 ó 20 x 25 cm)  en el caso de fotografías, o diapositivas de 35 mm a color.  En el caso de la televisión es preferible mandar diapositivas, pero lo mejor de todo es una cinta vídeo de calidad profesional.

 

•          Para los periódicos que se publican en blanco y negro es mejor enviar fotos en blanco y negro, porque se puede perder nitidez al convertir las de color.  La mayor parte de los periódicos y revistas prefieren fotos con brillo.

Envío del comunicado

La clave para lograr una buena cobertura por los medios de comunicación es tener una buena relación personal con los periodistas y sus directores.  El mejor comunicado de prensa del mundo no sirve de nada, a no ser que llegue a manos del periodista apropiado en el momento oportuno, y que aparezca en los medios de difusión.

 

•     No lo ponga al correo sin más, porque puede que acabe en la papelera; y no se limite a llamar por teléfono a un periodista y pasarle toda la información verbalmente, porque probablemente esté trabajando para cumplir con una fecha límite y no pueda escucharle.  Lo apropiado es que telefonee al periodista para preguntarle si está interesado en la noticia, y luego le envíe por fax, correo electrónico, o mensajero el boletín (pregunte qué prefiere).

 

•     Averigüe cuál es la mejor hora para hablar con los periodistas (obviamente no es bueno llamarles cuando están apurados para acabar algo o a punto de iniciar la transmisión).  No le extrañe recibir una mala contestación si les llama en un momento inoportuno.  Pregúnteles cuándo es el mejor momento y vuelva a llamar.

 

•     Dirija los comunicados a diferentes periodistas, dependiendo de su interés en particular; por ejemplo una noticia sobre salud infantil debe ir dirigida a alguien que escriba sobre niños.  Puede enterarse de los intereses de distintos periodistas hablando con ellos, leyendo los artículos que publican, y viendo la televisión o escuchando la radio.

 

•     Los periodistas tienden a cambiar de trabajo con más frecuencia que otros profesionales.  Mantenga actualizada su lista de contactos, tomando nota de cuáles son los comunicados de prensa que reciben cobertura, y manteniéndose en contacto con los periodistas que sean importantes para usted, así como verificando su lista de forma periódica mediante tarjetas postales para remisión por el destinatario.  Su libro personal de nombres de periodistas, los intereses de éstos y la información actualizada para contactarlos vale su peso en oro.

 

•     Cuando establezca contacto con periodistas, ofrézcales una lista de su personal que incluya la especialidad de cada cual y toda la información necesaria para ponerse en contacto con ellos, con objeto de que tanto usted y sus colegas aparezcan en el “libro personal” del periodista en cuestión.

 

•     Haga una lista de distribución para cada comunicado de prensa.  Habrá más probabilidades de que los periodistas usen su comunicado si sólo reciben en material que realmente les interesa.  Su lista de medios de difusión debe estar organizada por categorías, para asegurarse de dirigirse solamente a la persona adecuada y no molestar a otros con material que probablemente no vayan a usar.

 

•     De vez en cuando ofrezca una buena noticia o reportaje a un periodista de forma “exclusiva”.

 

•     Un comunicado de prensa sobre a un evento específico debe llegar a los periodistas antes de que tenga lugar.  Ponga al correo o envíe el comunicado por fax con suficiente antelación, o pida que lo entreguen personalmente.

 

•          Si se pasa el evento (“la noticia”) no envíe el comunicado de prensa, o mándelo solamente a revistas u otras publicaciones que no salgan con tanta frecuencia, por lo que quizás todavía estén interesadas.

Nota de opinión

Aparte de los comunicados de prensa, puede que de vez en cuando quiera enviar una “nota de opinión”, o comentario, cuando un tema que usted maneje reciba atención por los medios de comunicación.  Dichas notas normalmente aparecen publicadas en la página opuesta a la de los “artículos editoriales, o de fondo,” y generalmente tienen una longitud de 800 o 1.500 palabras (3 ó 6 páginas a doble espacio), y deben ir firmadas por un investigador de alto nivel o el director de la institución.  

Al igual que con los boletines de prensa, póngase en contacto por teléfono con el redactor en jefe de la sección pertinente del periódico, o programa de noticias.  Haga una descripción muy somera de lo que va a decir, y pregúntele si está interesado.  Si la respuesta es afirmativa, envíe la nota (normalmente por fax, correo electrónico, o mensajero).  Si tiene una buena relación con dicha persona y puede convencerla de la importancia de su comentario, quizás use el material en un artículo editorial.

  Si está convencido de algo sobre un tema que haya salido en los medios de difusión o tiene información que cree que los periodistas han pasado por alto, también puede simplemente enviar una carta al director.